Atuando no mercado de auditoria a quase 20 anos em especial auditoria condominial, percebemos que mais do que o entendimento do funcionamento das prestações de contas condominiais o que se busca está refletido em apenas uma palavra: transparência.
Transparência na contratação e remuneração de fornecedores e colaboradores internos, transparência na elaboração de orçamentos, sua execução e adequada comunicação através dos registros contábeis e financeiros do condomínio (Pastas de Prestação de Contas), tempestividade e pontualidade na apresentação destas mesmas prestações, assim como tipo de relatório utilizado, entendimento por parte da Assembléia (representado pela maioria presente de condôminos às assembleias e Conselho Fiscal) sobre os tipos de serviços contratados seu acompanhamento/execução à luz dos orçamentos (valores) aprovados, devida documentação dos registros de compras (espelhados por cotações muitas vezes inexistentes), fruto de decisões tomadas por síndicos ou administradores (sem contar à enorme quantidade de interpretações, derivada dos atos destes últimos, causando enormes transtornos ao Condomínio como um todo (inclusive e principalmente os de ordem psíquica que abordaremos oportunamente em um novo artigo sobre gestão condominial).
Não se trata de acusar síndicos e administradoras pela má gestão! Pelo contrário! Assumimos a posição de que síndicos e administradores (internos ou contratados) são de extrema importância para a manutenção da atividades condominiais, e com a correta metodologia, processos internos podem ser otimizados, gerando sinergias em termos de ganhos financeiros ou mesmo mitigação de riscos nas mais diversas áreas sujeitas a administração condominial (mas não restritas à abaixo elencadas) a saber:
• Gestão de contratos e de contas a pagar;
• Gestão de folha de pagamento (admissões, demissões, geração, conferência e aprovação do ponto);
• Gestão de recebimentos (contas a receber, cobrança, jurídico);
• Gestão de recursos humanos e de conflitos;
• Controles internos e orçamento;
• Gestão da segurança, manutenção de equipamentos (pequeno, médio ou grande portes) e de garantias;
• Seguros (item muitas vezes negligenciado pela falta de conhecimento técnico na contratação dos serviços).
Sem o uso de uma metodologia torna-se praticamente inviável a correta gestão condominial (sem contar é claro com aquela desconfiança de que alguém o está prejudicando e aí entra em cena a auditoria de compras).
Uma auditoria de compras visa entre outros constatar e até mesmo recomendar a adequação dos contratos por ora celebrados, identificação e mitigação de riscos (muitas vezes “ocultos” nos contratos realizados) ou mesmo sugestão para troca de fornecedores, fruto de um trabalho detalhado de cotações, consulta a fornecedores segundo critérios e pesos previamente estabelecidos, consulta de regularidade fiscal, preço e condições de pagamento, realização de processo de cotação “reverso”, mediante o uso de ferramentas disponibilizadas pelo mercado (e-procurement, sites especializados, ou outras ferramenta que venha a ser escolhidas pelo comprador). Em que pese o escopo definido, muitas vezes, diferente das reais necessidades Condominiais.
Sem um conhecimento técnico, ou sem o devido suporte, dada à quantidade de variáveis existentes em uma contratação, podemos dizer tratar-se quase que uma aventura de Indiana Jones, com consequências muitas vezes desastrosas para todos!
Strategic Sourcing
O Strategic Sourcing não é uma metodologia nova, tendo sido aplicada com grande êxito em grandes corporações dos mais diversos segmentos. Sua implantação requer conhecimento técnico de compras, sistematização do processo de compras como um todos e principalmente integridade, isenção e ética do comprador.
As vantagens de revisão dos processos de compras condominiais e sua oportuna apresentação aos Condôminos, como processo de aprendizagem e melhoria dos controles internos, são grandes geradores de conforto, refletindo não só nas finanças e controles internos condominiais como também na confiança das prestações de contas, bem como em melhoria do um dos principais aspectos da gestão condominial (entre outros) que é a de confiança de um trabalho bem feito!
Categories: Auditoria, Contabilidade, Fiscal